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Dicas para se prevenir das fraudes financeiras no seu posto de combustível
Ser vítima de fraudes financeiras é o pesadelo de todo gestor. Investir dinheiro, tempo e confiança e depois ver tudo indo por água abaixo por um comportamento inesperado de um colaborador é nosso último desejo.
Sinto informar, mas por menor que seja o seu negócio e por mais que você sinta confiança em seus funcionários, você ainda não está livre de fraudes financeiras. Um estudo levantado pela Association of Certified Fraud Examiners, uma organização norte-americana que investiga fraudes em organizações, demonstrou que as empresas pequenas costumam apresentar uma perda até 4 vezes maior que as grandes empresas.
Isso acontece porque os gestores tendem a acreditar que por serem em pequeno número e todos se conhecerem, ninguém fará falcatruas.
Por esse motivo, nós da Adaptive trouxemos dicas para você se prevenir desses golpes.
1. Sempre busque referências dos funcionários
Ao contratar, procure ir atrás dos antigos empregadores de uma pessoa. Saiba o motivo pelo qual ela saiu do emprego, pergunte sobre seu comportamento. Confirme se seus dados na carteira de trabalho realmente parecem verdadeiros. Tente confirmar o CPF, por exemplo.
No processo de entrevistas e seleção para escolher um futuro funcionário, você pode aplicar simulações para analisar como alguém se sairia ao ter a oportunidade de realizar fraudes.
Existe ainda a possibilidade de aplicar testes psicológicos para medir a predisposição que alguém teria em realizar comportamentos desonestos. Porém, por esses serem aplicados apenas por psicólogos, o processo pode sair um pouco caro.
2. Olhe para a Cultura Organizacional
Crie uma Cultura Organizacional voltada a valores como transparência, honestidade e moralidade. Incentive todos, desde ao entrar na empresa, a ter esses princípios como foco.
Você pode criar um código de ética próprio, para orientar a conduta de todos e demonstrar as possíveis punições (tudo dentro da lei, lógico).
Tenha em mente que a impunidade pode dar abertura a possíveis comportamentos indesejados. Deixe claro o que você não tolera e ainda todas as suas consequências.
Dê o bom exemplo também. Seja sempre sincero e justo com todos. Admita os seus erros quando cometê-los. Demonstre honestidade com os clientes.
3. Tenha sistemas informatizados e faça controles constantes
Já mencionamos aqui sobre a importância de um bom software de gestão. Ter um sistema informatizado ajuda no controle dos estoques e no controle do quanto entra e quanto sai.
Estipule um prazo razoável para verificar se o estoque real está de acordo com o estoque virtual (dito pelo software). Realize um inventário tanto dos produtos da loja de conveniência quanto da quantidade de combustível. Faça essa verificação também com os sistemas de contabilidade, comparando os valores financeiros.
Quando os funcionários sabem que há um sistema eficaz de controle no estabelecimento, as chances de alguém arriscar alguma fraude diminuem. Busque mais informações, pois é possível acompanhar tudo o que está acontecendo e ainda fazer o gerenciamento à distância dos seus postos.
Se possível, você pode fazer esse controle sem aviso prévio. Assim não há chances de alguém tentar burlar alguma prova.
Ver-se totalmente imune a desvios de comportamento dos funcionários é difícil, mas por meio de algumas táticas, como essas citadas, você pode se prevenir de fraudes financeiras ou, ao menos, diminuir drasticamente a probabilidade.
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