22 de setembro de 2018

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Dicas para abertura e fechamento de caixa em posto de combustível

A abertura e fechamento de caixa é uma tarefa que requer muita atenção e cuidado na conferência de valores e operações realizadas. Bom, pode até parecer algo simples e óbvio, mas costuma gerar dúvidas tanto para quem opera o frente de caixa, quanto para os gestores de postos de combustíveis.

Primeiramente é necessário que a gestão do posto, adote procedimentos corretos nas operações do caixa, visando alternativas para evitar erros no decorrer do dia e problemas na abertura e fechamento de caixa dos colaboradores deste setor.

Neste post, vamos apresentar algumas dicas que podem ser adotadas em seu posto de combustível e loja de conveniência, para que os saldos de entrada e saída sejam precisos e assim seu negócio possa ter um gerenciamento de caixa correto. Portanto, poderá minimizar erros e possíveis descontos na folha de pagamento do colaborador.

Vamos lá!

 

Abertura e fechamento do caixa do posto

A rotina de abertura e fechamento de caixa, devem seguir os seguintes procedimentos:

 

Iniciando a abertura do caixa

Ao iniciar a abertura de caixa, reserve uma  quantia inicial para utilizar como troco, contendo cédulas e moedas,  que ficará a disposição do operador tanto para dar troco, quanto para pagamento de despesas no decorrer do período.

 

Gerencie as entradas e saídas do caixa

Além de registrar este valor reservado para troco, é necessário que todas as demais entradas e saídas que forem acontecendo no decorrer do dia, estejam registradas no caixa.

Se o gerenciamento do caixa for feito de forma manual, anote cada operação, confira e junte todos os comprovantes para quando for fazer o fechamento de caixa.

Caso esteja utilizando um software de gestão, lance cada ação no sistema, confira dados e guarde os documentos que comprovem a rotina. O sistema fará todos os cálculos automaticamente no fechamento de caixa.

Muitos postos de combustíveis adotam como medida de segurança o uso de sangrias de valores, que são quantias que são retiradas do caixa para transferir para um local mais seguro como um cofre, depósito ou entrega de malotes ao carro forte. Portanto, tome nota de todos estes valores e os documentos que estiverem enviando.

Para facilitar a conferência e o fechamento de caixa no final do turno, separe as transações da seguinte forma:

  • Comprovantes de venda com cartão de débito;
  • Comprovantes de venda com cartão de crédito;
  • Cheques à vista;
  • Cheques pré-datados;
  • Tickets (caso o posto aceite).

 

Se você já utiliza um sistema de automação no seu posto, o software fará esta separação por bandeira automaticamente no relatório de fechamento de caixa e ficará mais fácil e rápido checar as transações.

 

Fechamento de caixa

Para evitar quaisquer erros no fechamento de caixa é importante que o operador conte todos os valores separados por tipo de movimentação, desta forma:

  • Dinheiro (moedas e notas);
  • Cheques (à vista e pré-datados);
  • Cartões de crédito e débito;
  • Tickets (caso o posto aceite);
  • Pagamentos de despesas diversas;
  • Vales para funcionários.

 

No decorrer desta contagem, podem indicar “quebras de caixa”, nos quais os motivos podem estar ligados a troco errado, sangrias não contabilizadas, troca de mercadorias sem baixa ou até mesmo a falta de registro de alguma transação.

Para reduzir chances de erros, uma alternativa que o operador pode adotar é conferir os valores que entraram e saíram em determinadas parte do turno e assim saber se o saldo está correto. Desta forma, caso identifique algum problema, será mais fácil a recuperação de dados ou entendimento do que realmente aconteceu.

 

Como o software de automação pode ajudar o seu posto a fazer o fechamento de caixa

 

Um sistema de automação para postos, controla toda a movimentação do caixa, tornando assim o fechamento automatizado e livre de erros ou interferência humana.

Além disso, o sistema emite relatórios de todas as movimentações que ocorreram no caixa durante o dia ou durante o expediente de cada operador, facilitando a conferência de dados.

Quer saber mais vantagens e benefícios que um bom sistema de gestão pode trazer para o seu posto de combustível? Confira neste post.

Fonte:Publicado em: 23/08/2018 Financeiro

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